De geheimen van een effectieve creditmanagementstrategie

De geheimen van een effectieve creditmanagementstrategie

Inflatie, stijgende energie- en grondstofprijzen, opvallende toename van het aantal faillissementen, ... meer dan ooit is het behoud van het bedrijfskapitaal een prioriteit, met als speerpunt: de volledige beheersing van de “order to cash cycle” van A tot Z.

Om hun kapitaal te behouden, maken veel bedrijven gebruik van boekhoudsoftware om onbetaalde rekeningen en betalingsachterstanden op een geoptimaliseerde manier op te volgen.

Maar een boekhoudsoftware op zich, welke dan ook, is niet genoeg. Een effectieve creditmanagementstrategie die onder andere een goed boekhoudsysteem, een scherpe inningstrategie en doeltreffende herinneringen omvat, is nodig om het succes van de operatie te waarborgen. We onthullen de geheimen van een succesvol beheer van klantenschulden.

Boekhoudsoftware en een scherpe creditmanagementstrategie: de winnende combinatie

Een boekhoudsoftware is een waardevol instrument om onbetaalde rekeningen en betalingsachterstanden onder controle te houden, maar het moet worden gekoppeld aan een algehele benadering van creditmanagement om maximale resultaten te behalen.

Creditmanagement of het beheer van klantenschulden berust op drie pijlers:

1. Het beheer van kredietbeleid en risicobeheer: het opstellen van duidelijke en sterke kredietbeleidslijnen is essentieel om te bepalen welke klanten risico lopen en in hoeverre u krediet kan toestaan. Dit houdt in dat u passende kredietlimieten instelt voor elke klant op basis van hun kredietwaardigheid. Door deze limieten nauwlettend in de gaten te houden en indien nodig aan te passen, kunt u voorkomen dat u te veel krediet verleent aan risicovolle klanten. Hierdoor worden betalingsachterstanden verminderd. Er staan verschillende opties ter beschikking: ten eerste kun je denken aan een kredietverzekering, Atradius in het bijzonder, die een onschatbare bondgenoot zal zijn om je te helpen de juiste beslissingen te nemen en je vorderingen veilig te stellen. Je kan ook gebruikmaken van informatiekanalen die gratis openbare informatie verstrekken (bv. Kruispuntbank ondernemingen). Je kunt de voorkeur geven aan leveranciers zoals Altares  Dun & Bradstreet, GraydonCreditsafe, Companeo... die gegevens verzamelen, structureren en herwerkte en geanalyseerde gegevens aanbieden.

2. Het beheer van herinneringen aan klanten: effectieve communicatie met klanten die achterstallig zijn met betalen is cruciaal. Het is belangrijk gestructureerde, geautomatiseerde en gepersonaliseerde processen voor klantherinneringen op te zetten om zo uw klanten aan hun onbetaalde schulden te herinneren.

3. De inningstrategie: wanneer de initiële herinneringen (voor en na de vervaldatum) niet succesvol zijn, is het noodzakelijk een bijkomende inningstrategie te hebben. Dit omvat een diepere evaluatie van het risico van de wanbetaling, het kiezen van de beste inningmethoden, inclusief juridische maatregelen indien nodig, en werken aan het invorderen van betalingen. Een passend beheer van de inning helpt betalingsachterstanden te verminderen en onbetaalde bedragen in te vorderen.

De beheersing van het kredietbeleid, klantherinneringen en de inningstrategie zijn essentieel om het uitstaande krediet, het werkkapitaal, maar ook de DSO (Days Sales Outstanding), en de gemiddelde terugbetalingstermijn te optimaliseren.

Het stelt u namelijk in staat om:

• De risico's van overmatig krediet aan hoge risicoklanten te verminderen, waardoor het aantal onbetaalde facturen afneemt.
• De gemiddelde tijd die nodig is om betalingen te ontvangen te verminderen dankzij effectieve herinneringen en adequate opvolging.
• Het inningspercentage van schulden te verhogen dankzij een goed doordachte inningstrategie.

Herinneringen, de sleutel tot inning

Wat betreft klantherinneringen is het essentieel om een sterk geautomatiseerd en gepersonaliseerd systeem op te zetten. Niet alleen voor het volgen van openstaande klantenrekeningen en verouderde saldi, maar ook voor het behoud van een gezonde cashflow.

Een effectieve klantherinneringsstrategie moet een balans vinden tussen herinneringen via e-mail en telefonische contacten. Het belangrijkste is om een band met de klant te creëren om de redenen voor de onbetaalde schuld of het betalingsuitstel goed te begrijpen.

In eerste instantie kan een eenvoudig informeel telefoongesprek vaak snel problemen oplossen zonder conflicten. Dit eerste contact maakt doorgaans duidelijk of de timing en oorsprong van de niet-betaling al dan niet een gerechtelijke inning vereisen, of dat een minnelijke inning volstaat.

Bovendien is het belangrijk om de toon van herinneringen te bepalen op basis van het niveau van betalingsachterstand en de houding van de klant, gaande van een vriendelijke toon naar een formelere toon naarmate de achterstand toeneemt. Het is duidelijk dat klantherinnering in het kader van inning een echt vak is, en dat niet alle profielen zijn geschikt om dit te orkestreren. Hier komt outsourcing echt van pas!

Uitbesteden om uw creditmanagementstrategie beter te beheren.

Het beheren van deze herinneringen kan een uitdaging zijn, vooral voor grotere bedrijven of bedrijven die internationaal actief zijn. Voor kleinere bedrijven kan uitbesteding een uitstekende oplossing zijn om het gebruik van interne middelen te optimaliseren.

Daarom kan het verstandig zijn om een stap terug te doen en de activiteiten te identificeren die een hoge toegevoegde waarde hebben voor het bedrijf, terwijl u overweegt de rest uit te besteden. Op deze manier heeft u gemakkelijk en kosteneffectief toegang tot echte expertise. U verlicht de interne werklast, optimaliseert het beheer van betalingsachterstanden en beheert internationale klanten effectiever, terwijl u toch controle houdt over uw activiteiten en de liquiditeit.

Hiervoor is het noodzakelijk om een solide, betrouwbaar en transparant tussenpersoon te kiezen, die u in staat stelt aangepaste en effectieve processen te waarborgen, waarbij tegelijkertijd het imago en de reputatie van het bedrijf behouden blijven. In deze onzekere tijden biedt Atradius Collections, actief in meer dan 40 landen, u de mogelijkheid om in een mum van tijd uw behoeften aan cashflow en betaling van onbetaalde facturen te voldoen.

Vraag een gratis en vrijblijvende offerte aan