Der Umgang mit verspäteten Zahlungen kann eine mühsame Aufgabe sein, muss es aber nicht. Wenn Sie ein paar einfache Tipps berücksichtigen, können Sie Ihren Cashflow vielleicht schon schützen.
1. Klares Vertragswerk
Geben Sie schon in Ihrem Vertrag die Zahlungsbedingungen klar und eindeutig an, weisen Sie auf mögliche Verzugszinsen hin. Der Vertrag sollte vom Käufer mit seiner Bestellung/Beauftragung unterschrieben werden.
2. Vorbeugende Maßnahmen/permanente Wachsamkeit
Führen Sie eine Bonitätsprüfung potenzieller Kunden oder Kunden mit vielversprechend hohem Umsatzvolumen durch. Diese sind jedoch nur dann hilfreich, wenn das Geschäft mit dem potenziellen Kunden noch nicht abgeschlossen ist. Ist die Rechnung bereits erstellt, achten Sie ständig auf eventuelle Warnzeichen, wie ansteigende Zahlungsverzögerung, Zahlungsausfälle oder nicht unterzeichnete/gedeckte Schecks.
3. Unverzügliche Rechnungsstellung
Stellen Sie die Rechnung korrekt und unverzüglich aus. Stellen Sie sicher, dass das Zahlungsziel auf der Rechnung klar definiert ist.
4. Strukturiertes, zeitnahes Mahnwesen
Je nach Höhe des offenen Betrages sollten Sie drei Tage nach dem Versand Ihrer Rechnung telefonisch nachfassen und sich bestätigen lassen, ob die Rechnung eingegangen ist und zur Zahlung weitergeleitet wurde.
Rufen Sie am Fälligkeitsdatum an und fragen Sie höflich, warum die Zahlung sich verspätet. Weisen Sie gegebenenfalls auf anfallende Zinsen hin.
Nach Fristablauf schicken Sie eine Mahnung mit Zahlfrist
Dokumentieren Sie jedes Gespräch das Sie führen und senden Sie dem Kunden nach jedem Anruf sofort eine Zusammenfassung.
5. Die Zahlung ist unterwegs
Bitten Sie den Kunden um einen Zahlungsnachweis per E-Mail.
Wenn der Kunde angibt, dass er die Zahlung zum frühestmöglichen Zeitpunkt bearbeiten wird, bitten Sie ihn, sie sofort zu bearbeiten und lassen Sie sich das Ausgleichsdatum schriftlich bestätigen.
Sollte das Unternehmen vor Ort ansässig sein, rufen Sie an und bitten Sie um ein Treffen, um die Zahlung zu besprechen und/oder abzuschließen.
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