Incassobureau inschakelen

U kunt kiezen tussen gespecialiseerde incassobureaus voor verschillende situaties. Er zijn B2B-incassobureaus (voor zakelijke vorderingen) en B2C-bureaus (voor particulieren). Daarnaast bestaan er internationale incassobureaus voor vorderingen in het buitenland. En r zijn branchespecifieke bureaus, zoals voor medische professionals of huurincasso. Veel bureaus bieden zowel minnelijke als gerechtelijke incasso aan.

Als u een internationaal incassobureau wilt inschakelen, zijn er een aantal zaken die van belang zijn. In de eerste plaats richten de meeste internationale incassobureaus zich op de B2B markt. Een belangrijke vraag is daarom of dit inderdaad een B2B-vordering betreft. Daarnaast is een vraag of het een vordering in een euro- of een EU-land betreft of niet. Heeft het internationaal incassobureau een kantoor in het land zelf of zal het de vordering vanuit een ander land proberen te innen? Hebben ze medewerkers in dienst die dezelfde taal spreekt als uw debiteur? Dit zijn een paar van de vragen die u aan de medewerker van het incassobureau kunt stellen. Verder is het in elk geval belangrijk dat het incassobureau ervaring heeft met internationale (d.w.z. grensoverschrijdende) incasso en kennis heeft van de wet- en regelgeving in het land waar uw debiteur zich bevindt. Dit is belangrijk zodat het inschakelen van een incassobureau ook juridisch correct verloopt. Vraag daarnaast ook naar de tarieven.

Buiten de Europese Unie (EU) doet u er goed aan om te kijken of het incassobureau een lokaal kantoor heeft. Spreken de medewerkers dezelfde taal als uw debiteur? Zijn ze bekend met de lokale wetgeving, procedures en bijvoorbeeld verjaringstermijnen. Kennen ze de cultuur? Hebben ze in het land wel eens rechtszaken gevoerd?

Wanneer een factuur langere tijd onbetaald blijft, kunt u er goed aan doen om een incassobureau in te schakelen. Vaak is dit ruim na het punt van het versturen van de eerste herinneringen en aanmaningen. Als dit ook geen resultaat oplevert, dan is vaak het inschakelen van een incassobureau de volgende logische stap. Vaak speelt hierbij ook een rol dat de debiteur ineens slecht of helemaal niet bereikbaar meer is. Dit is voor veel mensen een red flag: een teken aan de wand dat het lastig wordt om dit zelf op te lossen. Ook als een debiteur betalingsafspraken herhaaldelijk niet nakomt of structureel te laat betaalt kan dit een reden zijn om dit uit te besteden aan een incassobureau. Als zakelijke partij is bij B2B-vorderingen vaak tijdig handelen van groot belang. Dit dient er namelijk toe om uw liquiditeit te beschermen. Bij een doorlopende relatie, kan tijdig handelen ook voorkomen dat de schade onnodig oploopt. Door tijdig een B2B incassobureau in te schakelen, koopt u zichzelf ook wat tijd om eerst op een begripvolle wijze de debiteur te kunnen benaderen. Dit kan ervoor zorgen dat u de zakelijke relatie mogelijk kunt behouden. Door tijdig (na herinneringen/aansporingen) een incassobureau in te schakelen, vergroot u vaak de kans op een succesvolle minnelijke inning, zonder direct de relatie te beschadigen. Zo voorkomt u dat een relatief kleine wanbetaling uitgroeit tot een situatie die voor u of zelfs voor beide partijen onnodig nadelig is. Als u de relatie met uw klant weet te behouden, buigt u een negatieve situatie mogelijk zelfs om in een positieve.

Je mag een incassobureau inschakelen zodra een factuur is verlopen en je debiteur niet heeft betaald. In de regel gebeurt dit nadat er ook ten minste een of meerdere betalingsherinneringen en/of aanmaningen zijn verstuurd. Zodra de betalingstermijn die in de betalingsherinneringen en/of de aanmaningen worden genoemd zijn verstreken, kun je overgaan tot het inschakelen van een incassobureau. Bij particuliere klanten (B2C) bent u verplicht om een correcte 14-dagenbrief (WIK-brief) te sturen voordat u buitengerechtelijke incassokosten in rekening mag brengen. U mag een incassobureau wel eerder inschakelen voor minnelijke herinneringen, sommaties of onderhandelingen. Pas na verloop van de 14-dagentermijn (na ontvangst van de brief) zijn incassokosten verschuldigd conform de Wet Incassokosten. Bij zakelijke klanten (B2B) gelden andere wettelijke regels dan bij particuliere klanten, regels die in dit opzicht  minder streng zijn voor u als crediteur. Afhankelijk van de afspraken en situatie kan het bij zakelijke vorderingen mogelijk zijn om sneller een incassobureau in te schakelen. Twijfel je wanneer het verstandig is om een incassobureau in te schakelen? Neem hier gerust vrijblijvend contact met ons over op. Hoe eerder je actie onderneemt, hoe groter de kans dat je vordering wordt geïnd.

Als u een incassobureau gaat inschakelen, maakt de laatste letter in B2C en B2B een wereld van verschil. B2C staat voor 'Business to Consumer'. B2B lijkt hier ook voluit geschreven sterk op, maar de tweede B staat voor 'Business'. De B of de C gaat over de partijen waaraan een bedrijf levert. Zoals de naam impliceert, gaat B2C gaat over de levering van producten en diensten aan consumenten: aan eindklanten die aan het einde van de hele productieketen staan. Dit zijn we uiteindelijk allemaal als we in de horeca een kop koffie bestellen of bijvoorbeeld een loodgieter langs laten komen. B2B gaat over de levering van bedrijven aan bedrijven. Als B2C gaat over de plaatsing van een nieuwe wc, dan gaat B2B over de partij waar de loodgieter de wc heeft ingekocht. Er zijn een aantal zaken die de zaken die Atradius Collections als B2B incassobureau anders maakt dan die van een B2C incassobureau. Een van de verschillen is dat B2B incassozaken vaak om grotere bedragen gaan. Daarnaast is er vaker sprake van een langdurige relatie: de loodgieter die bij u een nieuwe wc komt plaatsen, koopt misschien al vele jaren wc's in bij een vaste leverancier. Als de loodgieter dan ineens niet betaalt, dan gaat het niet alleen om de openstaande factuur an sich, maar mogelijk ook om wat de relatie op de lange termijn waard is. Een B2B incassobureau heeft daarnaast veel vaker te maken met incassozaken die een internationaal karakter hebben. Het kan bijvoorbeeld zijn dat uw loodgieter de wc bijvoorbeeld direct in China heeft ingekocht. Hierdoor zijn er totaal andere zaken die ineens van belang worden, zoals de schommelingen in de wisselkoers in de tijd tussen wanneer er betaald had moeten worden en wanneer er betaald is.

Het verschil tussen een incassobureau gericht op particulieren en een gericht op zakelijke debiteuren komt op hoofdlijnen overeen met dat tussen het B2C en B2B deel van de markt. Als u een B2C incassobureau inschakelt, dan heeft u te maken met een incassobureau dat zich voornamelijk op particuliere debiteuren richt. Met het inschakelen van een B2B incassobureau, kiest u voor het inschakelen van een zakelijk incassobureau: een incassobureau gericht op zakelijke debiteuren. Sommige incassobureaus vallen in beide categorieën. Andere incassobureaus, zoals Atradius Collections, onderscheiden zich op andere manieren. Atradius onderscheidt zich door het internationale karakter van zijn dienstverlening. Vaak zijn internationale vorderingen zakelijk van aard, maar dat hoeft niet per se zo te zijn. In principe is er immers ook sprake van een internationale vordering als een loodgieter die in Vlaanderen woont een klant heeft ide net over de grens in Nederlands Limburg woont; als deze klant vervolgens niet betaalt is er sprake van een internationale particuliere vordering.

U doet er goed aan om een incassobureau in te schakelen wanneer u onbetaalde facturen heeft. Zeker als een vorderingen open blijft staan nadat u al zelf enige tijd geleden aanmaningen de deur uit heeft gedaan en de betalingstermijn die daarop staat is verstreken, zonder reactie van uw debiteur, dan doet u er goed aan een incassobureau in te schakelen. Bij het inschakelen van een incassobureau verlegt u het initiatief om betaling na te streven van uw eigen bedrijf naar een incassobureau.Hierbij oeftent het bureau druk uit op de debiteur door middel via brieven, telefoontjes en onderhandelingen. In de regel gebeurt dit in eerste instantie zonder directe juridische dwang. De keuze voor een deurwaarder of gerechtsdeurwaarder vindt vaak plaats wanneer minnelijke, extrajudiciale pogingen hebben gefaald. In dat geval kunt u ervoor kiezen om gerechtelijke stappen te zetten. Enkele van deze stappen zijn het sturen van een dagvaarding, het halen van een vonnis en het beslag laten leggen op goederen van de debiteur. Deurwaarders hebben exclusieve bevoegdheden voor officiële handelingen. Vaak ligt het verschil tussen incassobureau en (gerechts)deurwaarder in de fase van wanneer deze wordt ingeschakeld: een incassobureau schakelt u in voor preventieve incasso bij achterstallige betalingen. Vaak is hier dan ook de mogelijkheid om bijvoorbeeld in te zetten op behoud van de klantrelatie. Het inschakelen van een deurwaarder or gerechtsdeurwaarder dient tot de executie na een rechterlijke uitspraak.

Er zijn vaak een aantal voordelen aan het inschakelen van een incassobureau. Er zijn wel een aantal zaken waar het totaalplaatje van voor- en nadelen van afhangt. Is de debiteur bijvoorbeeld een particuliere (B2C) of een zakelijke klant (B2B)? Bij B2C-debiteuren is het misschien een beetje too much om meteen een advocaat in te schakelen. Mensen hebben wellicht wat onverwachte uitgaven gehad, waardoor ze de rekening niet hebben kunnen betalen. Een medewerker van het incassobureau kan dan op een vriendelijkere manier het gesprek aangaan. Dit bevordert minnelijke inning van de vordering en mogelijk ook het behoud van de klantrelatie. Het inschakelen van een incassobureau heeft daarnaast vaak een aantal andere voordelen ten opzichte van het in de arm nemen van een advocaat. In veel gevallen zijn de kosten van een incassobureau lager dan die van een advocaat. Een uitzondering hierbij is in principe wanneer er sprake is van een rechtsbijstandsverzekering die een goede dekking biedt. Maar ook in dit geval zal de verzekeraar kijken wat de noodzaak tot procederen is. Voor hen is dit immers ook een flinke kostenpost. In de regel zijn de uurtarieven van advocaten (en zeker als u een goede, ervaren advocaat met de juiste expertise zoekt) hoger dan die van de meeste incassobureaus. Daarnaast neemt een incassobureau het volledige traject uit handen, van betalingsherinnering tot incassotraject. Dit kan u uiteindelijk kosten besparen. Via beide wegen kunt u betaling van uw debiteur verkrijgen, maar de kosten zijn vaak lager als u een incassobureau inschakelt. Daarnaast bestaat er de potentie tot behoud van de klantrelatie, wat uiteindelijk ook een financieel voordeel voor u kan inhouden.

Minnelijk is een term die vaak gebruikt wordt in het incassowezen. Het is een term die niet altijd voor iedereen meteen duidelijk is. In het Engels wordt vaak de oorspronkelijk uit het Frans akomstige term 'amicable' gebruikt. Amicable betekent ongeveer hetzelfde als 'vriendelijk'. Dit is ongeveer ook wat er met minnelijk wordt bedoeld. Minnelijk gaat over het deel van het proces voordat er een expliciet juridische dimensie wordt opgezocht. Impliciet is er natuurlijk altijd een zekere juridische druk aanwezig. Dit is een van de zaken die een debiteur tot betalen aanzet. De meeste mensen begrijpen dat zodra een incassobureau contact met hen opneemt, dat er de mogelijkheid bestaat tot juridische escalatie. In het minnelijke deel van het traject probeert de incassomedewerker op vriendelijke wijze een oplossing te treffen waardoor betaling van het uitstaande bedrag gerealiseerd kan worden. De aanpak wordt afgestemd op uw wensen en de aard van de vordering.

Als u ervoor kiest een incassobureau als Atradius Collections in te schakelen is het belangrijk dat u verschil weet tussen de termen minnelijke en gerechtelijke incasso. Bij gerechtelijke incasso doet het woord al vermoeden dat het betrekking heeft op het rechtssysteem. En dat is inderdaad ook wat het is. Bij een minnelijke incasso proberen wij als incassobureau op relatief vriendelijke en begripvollewijze richting de debiteur en zonder directe juridische stappen de openstaande vordering te innen. Dit kan bijvoorbeeld door het afspreken van een maandtermijn waarin over een bepaalde periode bedrag wordt betaald, omdat het de debiteur niet lukt het in een keer te betalen. Dit is vaak de eerste stap die wij als incassobureau nemen. Het heeft immers een aantal voordelen. In de eerste plaats is het goedkoper dan een gerechtelijk traject. Daarnaast is een mogelijk voordeel van een minnelijke benadering dat u mogelijk ook de klantrelatie behoudt. Leidt de minnelijke aanpak niet tot de gewenste resultaten, dan kan daarna altijd nog worden gekomen om over te gaan naar gerechtelijke incasso.

Als grote organisatie is het gezien de schaal waarop u opereert waarschijnlijk onvermijdelijk dat u vroeg of laat een klant zult hebben die niet betaalt. Hoe groter de organisatie, hoe onvermijdelijker dit is. Het kan de moeite waard zijn om in plaats van eenmalig voor elke vorderingn een incassobureau in te schakelen, het gesprek aan te gaan om te kijken of er een meer langdurige relatie kan worden aangegaan. Dit kan zowel voor uw organisatie als voor het incassobureau voordelen opleveren. Zo scheelt het u veel tijd. En het kan prettig zijn om dezelfde accountmanager te hebben die meerdere vorderingen behandelt. Als uw organisatie in meerdere landen actief is, dan is het de kans ook groot dat u in meerdere landen vorderingen zult hebben. In dat geval doet u er goed aan om een sterk internationaal incassobureau zoals Atradius Collections in te schakelen. Zo kan een lokale medewerker van het incassobureau met uw debiteur in het desbetreffende land contact opnemen. Er is een goede kans dat de lokale medewerker dezelfde taal spreekt als de debiteur en op die manier hopelijk op minnelijke wijze betalingsafspraken kan maken. Zo voorkomt u mogelijk een onnodig gerechtelijk traject. Het in het minnelijke traject treffen van een oplossing die ook voor de debiteur prettig is, kan u helpen de klantrelatie te behouden. Het spreken van de lokale taal is daarvoor van groot belang. En om die reden doet u er goed aan om een incassobureau te zoeken dat een kantoor heeft in het land of in de landen waarin uw debiteur(en) zich bevind(en).

Als MKB-ondernemer heeft u met andere uitdagingen te maken dan multinationals en andere grote organisaties. De keuze voor een incassobureau dat in dit plaatje past is daarom erg belangrijk. Een eerste afweging die belangrijk is om afhankelijk van of u voornamelijk particuliere of zakelijke klanten bediend, een incassobureau te zoeken die zich op respectievelijk het B2C of B2B deel van de markt richt. Daarnaast is een belangrijke vraag die u zich kunt stellen of het een vordering binnen Nederland betreft of een in bijvoorbeeld een andere Europese Unie (EU)-land of bijvoorbeeld een land buiten Europa. Ook als u in de toekomst mogelijk vorderingen verwacht die buiten de landsgrenzen plaats kunnen vinden, dan kan het goed zijn om u hier in uw zoektocht naar een incassobureau dat u wilt inschakelen alvast op voor te berieden. U doet er ook goed aan om in uw omgeving rond te vragen wat de ervaringen zijn die mensen met verschillende incassobureau's hebben. Voor MKB-ondernemers spelen kosten vaak een belangrijke rol: u doet er goed aan om hier naar te vragen. Informeer daarom naar de standaard kosten, de werkwijze, wat voor extra kosten er in rekening kunnen worden gebracht. Bij het inschakelen van een incassobureau is het van groot belang dat het incassotraject juridisch correct verloopt. Informeer daarom ook naar wat het incassobureau dat u spreekt doet in het kader van due diligence-verplichtingen en welke zaken het al in het minnelijke traject doet ter voorbereiding op een mogelijke juridische escalatie later in het vorderingstraject. Daarnaast is het goed om met het incassobureau in gesprek te gaan over hun aanpak. Zetten ze in op klantbehoud? Of zitten ze bijvoorbeeld assertiever in de wedstrijd? Als u zich tot een incassobureau wendt met een klantrelatie die belangrijk voor u is, dan kan het belangrijk dat u een incassobureau kiest dat de debiteur met een voldoende begripvolle houding tegemoet treedt. Tot slot kunt u vragen naar in welk percentage vorderingen dat het incassobureau aanneemt het inderdaad het uitstaande bedrag weet te innen.

Als u een eigen webshop heeft, dan bent u uiteraard ondernemer. In principe gelden op hoofdlijnen dezelfde zaken als voor andere ondernemers. Wel zijn er als webshophouder enkele bijzondere aandachtspunten waar u bij het inschakelen van een incassobureau rekening mee dient te houden. In tegenstelling tot andere bedrijven, zijn de klanten van webshops in de regel vaker particuliere dan zakelijke klanten (uitzonderingen daar gelaten). Omdat die reden bent u wettelijk verplicht eerst een correcte betalingsherinnering en een 14-dagenbrief uit te sturen sturen. Dit dient te gebeuren voordat een minnelijk en/of gerechtelijk incassotraject van start kan gaan. Enkele van de zaken die belangrijk zijn als webshophouder zijn verder ook een retourprocedure die conform de wet is ingericht en die goed loopt. Het is bijvoorbeeld belangrijk om zeker te weten dat de klant het artikel niet retour heeft gestuurd, voordat u besluit om een betalingsherinnering of aanmaning de deur uit te doen. Daarnaast zijn er specifieke consumentenrechten waar u als webshophouder aan dient te voldoen. Zo kan het geen kwaad om te verifieren dat de klant het artikel inderdaad ook ontvangen heeft. Als u tot de conclusie komt dat u een incassobureau dient in te schakelen, doet u er goed aan om een incassobureau te zoeken dat transparant is over de kosten. In een initieel, orienterend gesprek doet u er goed aan om hier naar te vragen. Verder kunt u de manier waarop ze communiceren met uw klanten en de mogelijkheid tot het voeren van  een rechtzaak bespreken. Hoewel dit misschien voor u niet per se een wenselijk scenario is, kan het tot een punt escaleren waar dit onvermijdelijk wordt. Daarom is het goed om dit al in een vroeg stadium te bespreken. Door tijdig een incassobureau in te schakelen bij onbetaalde webshopfacturen, vindt er naar verwachting ook sneller een inning van het te betalen bedrag plaats. Bij meerdere bestellingen door dezelfde klant, voorkomt u bovendien dat het uitstaande bedrag onnodig oploopt. U kunt er voor kiezen om nieuwe bestellingen van de klant tegen te houden totdat er op de openstaande post betaling heeft plaatsgevonden. Tot slot is het als webshophouder belangrijk dat u een goede administratie bijhoudt bestaande uit onder andere de verzonden facturen, herinneringen en aanmaningen. In de administratie kunt u ook correspondentie met de debiteur opnemen alsmede een bewijs van levering. Een goede dossiervorming kan als webshophouder van belangr zijn voor effectief incassotraject. Bij een eventuele rechtszaak kunnen dit soort zaken een verschil maken in het in uw voordeel uitslaan van het vonnis.

Als zzp’er bent u voor de wet ondernemer Zoals de term impliceert bent u zelfstandig ondernemer zonder personeel. Doordat u geen personeel in dienst heeft, is de bedrijfsvoering vaak eenvoudiger dan dat van bijvoorbeeld een MKB-ondernemer met personeel. Maar in principe gelden op hoofdlijnen dezelfde zaken die voor u van belang zijn. Als u als zzp'er ervoor kiest om een incassobureau in te schakelen, dan doet u er goed aan om bij het initiële contact met het bureau navraag te doen of ze ervaring hebben met het helpen van zzp'ers. Als u klanten in het B2B-segment bedient (en dus zakelijke partijen als klant heeft), dan doet u er goed aan na te vragen of het incassobureau in het B2B of in het B2C (business-to-consumer) actief is. Een incassobureau dat zich op het B2C segment richt, kan u waarschijnlijk niet goed helpen met uw vordering. Als zzp'er zullen de kosten van een incassotraject mogelijk van groot belang zijn. U doet er daarom goed aan om naar de kosten te vragen. U kunt ook vragen of er afhankelijk van hoe de rest van het incassotraject uitziet extra kosten bij kunnen komen. Naast de kosten, is het ook van groot belang dat u de kans op slagen van een succesvolle inning van de vordering maximaliseert. Om die reden is het goed om een gerenommeerd bureau uit te kiezen. U kunt ook in uw vrienden- en kennissenkring of in uw familie rondvragen wat hun ervaring met incassobureaus is. Daarnaast is het voor het nastreven van een effectieve vordering ook erg belangrijk dat het bureau het proces juridisch correct uitvoert. Mocht het tot een rechtszaak komen, dan kunnen dit soort zaken het verschil maken tussen een vonnis dat in uw voordeel of in uw nadeel uitvalt. Een stuk goede dossiervorming voordat u überhaupt een incassobureau inschakelt is hierbij ook van groot belang. Verder kan het belangrijk zijn om het traject minnelijk in te steken, als u de klantrelatie wenst te behouden. Door op begripvolle wijze uw debiteur te benaderen, kan mogelijk veel schade in termen van goodwill worden voorkomen.

Sommige kleine ondernemers kiezen ervoor om klanten te vragen van te voren te betalen. Of ze vragen een aanbetaling als teken van commitment dat de klant wil gaan betalen. In dit laatste geval sluit het de mogelijkheid niet uit dat een klant uiteindelijk puntje bij paaltje niet of niet op tijd of niet volledig betaalt. Voor veel kleine ondernemers is wanbetaling daarom een significant risico. Die klant die altijd goed bereikbaar is, neemt ineens de telefoon niet meer op. Het is een rampscenario als je maandenlang veel uren in een project hebt gestoken. Als er van tevoren goede afspraken zijn gemaakt, het liefst contractueel of anderszins in elk geval zwart op wit, dan heeft u mogelijk een goede zaak richting de debiteur. In elk geval doet u er goed aan om na het uitsturen van de factuur een betalingsherinnering uit te sturen. Wellicht kunt u ook even de telefoon oppakken. Daarna kunt u een aanmaning de deur uit doen. U doet er altijd goed aan daar ook een duidelijk betaaltermijn op te vermelden. Als hier vervolgens geen reactie op volgt, dan doet u er goed aan om een incassobureau in te schakelen. Het inschakelen van een incassobureau kan ook goed zijn bij structureel te late betalingen. Bij een klant waaraan u periodiek producten of diensten levert, kan te late actie een verder oplopen van het uitstaande bedrag inhouden. Als u in het Business-to-Business (B2B) segment opereert en dus zakelijke klanten als klant heeft, kunt u vaak in de regel direct na het verstrijken van de betalingstermijn  een incassobureau inschakelen. Bij particuliere klanten (B2C) bent u verplicht eerst een correcte 14-dagenbrief te sturen voordat incassokosten in rekening mogen worden gebracht. Bij B2B-klanten gelden soepelere regels. Door tijdig een incassobureau in te schakelen bij onbetaalde facturen, vergroot u de kans op succesvolle en hopelijk ook minnelijke inning en verkleint u de schade die kan voortvloeien uit doorlopende leveringen. Ook voorkomt u dat openstaande vorderingen verjaren. Door een incassobureau in te schakelen bespaart u als kleine ondernemer kostbare tijd. En met alle energie die u in uw administratie dient te steken, spaart u zich bovendien een hoop verspilling van focus, energie en mogelijk ook frustratie uit. Door tijdig een incassobureau in te schakelen, zorgt u vaak voor een professioneel opgebouwd dossier, wat cruciaal kan zijn bij eventuele latere gerechtelijke stappen. Mocht de zaak ooit een juridische dimensie krijgen, dan is de kans op slagen van de zaak daarmee ook een stuk groter. En zo vergroot u de kans op succesvolle inning van het bedrag.