Europejski nakaz zapłaty - poradnik B2B

Tradycyjne dochodzenie należności od kontrahenta z innego kraju UE wymagałoby złożenia pozwu w sądzie właściwym dla siedziby dłużnika, często z udziałem lokalnego prawnika, tłumaczenia dokumentów i osobistego stawiennictwa na rozprawach. Europejski nakaz zapłaty eliminuje te bariery - cała procedura opiera się na standardowych formularzach, nie wymaga rozprawy i jest uznawana we wszystkich państwach członkowskich bez potrzeby stwierdzenia wykonalności (tzw. exequatur). W praktyce oznacza to, że polska firma może uzyskać europejski nakaz zapłaty przeciwko kontrahentowi z Niemiec, Francji czy Włoch, składając wniosek do właściwego sądu - i egzekwować go bezpośrednio w kraju dłużnika bez dodatkowego postępowania o uznanie orzeczenia zagranicznego.

Gdzie ENZ nie obowiązuje? 

Rozporządzenie 1896/2006 obowiązuje we wszystkich państwach członkowskich UE z wyjątkiem Danii, która nie uczestniczy w tej współpracy. Procedura nie ma również zastosowania do spraw podatkowych, celnych, administracyjnych, odpowiedzialności państwa, stosunków majątkowych między małżonkami, upadłości, zabezpieczenia społecznego ani roszczeń wynikających z zobowiązań pozaumownych (chyba że były przedmiotem ugody między stronami lub nastąpiło uznanie długu, bądź dotyczą wierzytelności oznaczonych co do wysokości wynikających ze współwłasności mienia). Po Brexicie europejski nakaz zapłaty nie obowiązuje także w relacjach z kontrahentami z Wielkiej Brytanii.

Europejski nakaz zapłaty vs. europejski tytuł egzekucyjny

Przedsiębiorcy często mylą europejski nakaz zapłaty z europejskim tytułem egzekucyjnym (ETE). Choć oba instrumenty służą do transgranicznego dochodzenia roszczeń pieniężnych w UE, różnią się zasadniczo co do momentu zastosowania i celu. Poniższa tabela wyjaśnia najważniejsze różnice.

Poniższa tabela pokazuje najważniejsze różnice między europejskim nakazem zapłaty a europejskim tytułem egzekucyjnym:

Procedura uzyskania europejskiego nakazu zapłaty składa się z pięciu głównych etapów. Poniżej omawiamy każdy z nich szczegółowo, z praktycznymi wskazówkami dla przedsiębiorców.

Krok 1 - Złóż formularz A

Formularz A - to standardowy wniosek o wydanie europejskiego nakazu zapłaty. Można go pobrać z europejskiego portalu e-Justice (e-justice.europa.eu) lub ze strony internetowej właściwego sądu. Formularz jest znormalizowany i identyczny we wszystkich państwach członkowskich.

Co trzeba podać w formularzu:

• Dane wierzyciela (Twojej firmy) - nazwa, adres siedziby, NIP lub numer rejestrowy, dane kontaktowe.
• Dane dłużnika - nazwa firmy, adres siedziby w państwie członkowskim UE. Precyzyjne dane adresowe dłużnika to podstawa - bez nich sąd nie będzie w stanie doręczyć nakazu.
• Kwotę roszczenia - wyrażoną w konkretnej walucie, wraz z odsetkami (jeśli dochodzone) i ewentualnymi kosztami.
• Podstawę roszczenia - krótki opis okoliczności faktycznych, np. "niezapłacona faktura nr 2024/289 z dnia 10.04.2024 za dostawę komponentów elektronicznych, termin płatności upłynął 10.06.2024".
• Dowody - nie załącza się ich do wniosku (to ważne!), ale trzeba opisać, na czym opierasz roszczenie (np. faktura VAT, potwierdzenie dostawy, umowa handlowa, korespondencja mailowa).
• Uzasadnienie jurysdykcji sądu - dlaczego dany sąd jest właściwy do rozpoznania sprawy (najczęściej na podstawie rozporządzenia Bruksela I bis, tj. rozporządzenia 1215/2012).

Gdzie złożyć formularz? Sądem właściwym jest co do zasady sąd państwa, w którym dłużnik ma siedzibę. Jeśli więc Twój dłużnik ma siedzibę w Niemczech, formularz składasz do właściwego niemieckiego sądu (Amtsgericht lub Landgericht, w zależności od kwoty). Wyjątki od tej reguły mogą wynikać z umowy między stronami (np. klauzula wyboru sądu w kontrakcie handlowym).

W jakim języku? Formularz należy wypełnić w języku akceptowanym przez sąd właściwy - najczęściej w języku urzędowym państwa dłużnika. Formulare mają jednak z góry określoną strukturę (pola do zaznaczenia, kody liczbowe), co ułatwia ich wypełnienie nawet w obcym języku.

Praktyczna wskazówka: Zbierz wszystkie dokumenty potwierdzające roszczenie - umowę, potwierdzenie dostawy, fakturę, wezwania do zapłaty i korespondencję z dłużnikiem. Choć nie załączasz ich do formularza A, musisz precyzyjnie opisać podstawę roszczenia. Im dokładniej to zrobisz, tym mniejsze ryzyko, że sąd wezwie Cię do uzupełnienia wniosku.

Krok 2 - Sąd bada wniosek (30 dni)

Po złożeniu formularza A sąd bada wniosek pod kątem formalnym i merytorycznym. Zgodnie z rozporządzeniem, sąd powinien rozpatrzyć wniosek jak najszybciej, zwykle w ciągu 30 dni od jego złożenia.

Sąd może podjąć jedną z trzech decyzji:

1. Wydać europejski nakaz zapłaty (formularz E) - jeśli wniosek jest kompletny i spełnia wszystkie wymogi. To najkorzystniejszy scenariusz - oznacza przejście do kolejnego etapu.
2. Wezwać do uzupełnienia wniosku (formularz B) - jeśli formularz A zawiera braki, niejasności lub błędy formalne. Wierzyciel dostaje termin na poprawienie wniosku. Sąd może też zaproponować modyfikację roszczenia (formularz C), np. gdy część roszczenia jest nieuzasadniona.
3. Odrzucić wniosek - jeśli roszczenie jest bezzasadne, nieobjęte rozporządzeniem lub wniosek nie spełnia wymogów mimo wezwania do uzupełnienia. Na postanowienie o odrzuceniu nie przysługuje odwołanie, ale wierzyciel może złożyć nowy wniosek lub dochodzić roszczenia w inny sposób.

Praktyczna wskazówka: Najczęstszym powodem opóźnień na tym etapie są błędy formalne - nieprawidłowy adres dłużnika, brak precyzyjnego opisu roszczenia lub wybór niewłaściwego sądu. Starannie sprawdź dane przed złożeniem wniosku, zwłaszcza aktualny adres siedziby dłużnika w rejestrze handlowym jego kraju.

Krok 3 - Doręczenie dłużnikowi

Jeśli sąd wydał europejski nakaz zapłaty, musi go doręczyć dłużnikowi. Doręczenie odbywa się zgodnie z przepisami prawa krajowego państwa, w którym dłużnik ma siedzibę, ale z zachowaniem minimalnych standardów określonych w rozporządzeniu.

Doręczenie może nastąpić m.in. przez:

• Przesyłkę pocztową za potwierdzeniem odbioru.
• Doręczenie osobiste przez upoważniony organ.
• Doręczenie elektroniczne (w państwach, które przewidują taką możliwość).

Prawidłowe doręczenie to warunek konieczny, aby nakaz mógł się uprawomocnić - jeśli doręczenie jest wadliwe, dłużnik może później skutecznie kwestionować wykonalność nakazu. To jeden z elementów, które w praktyce mogą wydłużyć całą procedurę, zwłaszcza gdy dłużnik unika odbioru korespondencji.

Krok 4 - Dłużnik ma 30 dni na sprzeciw

Od momentu doręczenia europejskiego nakazu zapłaty dłużnik ma dokładnie 30 dni na wniesienie sprzeciwu (formularz F). Co istotne, sprzeciw nie musi zawierać żadnego uzasadnienia - wystarczy, że dłużnik oświadczy, iż kwestionuje roszczenie.

Scenariusz 1 - Dłużnik nie wnosi sprzeciwu: To najkorzystniejszy wariant dla wierzyciela. Po upływie 30 dni sąd automatycznie stwierdza wykonalność nakazu i sprawa przechodzi do etapu egzekucji.

Scenariusz 2 - Dłużnik wnosi sprzeciw: Europejski nakaz zapłaty traci moc, a sprawa zostaje przekierowana do zwykłego postępowania cywilnego w sądzie, który wydał nakaz. Chyba że wierzyciel wyraźnie zażądał w formularzu A, aby w takim przypadku postępowanie zostało zakończone. To ważna decyzja strategiczna - zaznaczając odpowiednie pole w formularzu, możesz z góry zdecydować, co ma się stać w razie sprzeciwu: kontynuacja w trybie zwykłym (dłuższa i droższa) lub zakończenie postępowania (umożliwiające podjęcie alternatywnych działań, np. zlecenie sprawy firmie windykacyjnej).

Dlatego europejski nakaz zapłaty najlepiej sprawdza się w sytuacjach, gdy roszczenie jest naprawdę bezsporne - istnieje podpisana umowa, faktura i potwierdzenie dostawy.

Krok 5 - Nakaz staje się wykonalny

Jeśli dłużnik nie wniósł sprzeciwu w terminie 30 dni, sąd wydaje oświadczenie o wykonalności europejskiego nakazu zapłaty (formularz G). Od tego momentu nakaz jest wykonalny we wszystkich państwach członkowskich UE (z wyjątkiem Danii).

Co to oznacza w praktyce? Możesz skierować nakaz do egzekucji w kraju, w którym dłużnik ma majątek - bez dodatkowej procedury uznawania orzeczenia. Komornik (lub odpowiednik komornika w danym państwie - Gerichtsvollzieher w Niemczech, huissier de justice we Francji) może na podstawie europejskiego nakazu zapłaty prowadzić egzekucję z rachunków bankowych, ruchomości czy nieruchomości dłużnika.

Przykład: Polska firma uzyskała europejski nakaz zapłaty przeciwko włoskiemu kontrahentowi na kwotę 42 000 euro. Po uprawomocnieniu nakazu przekazuje go włoskiemu komornikowi, który wszczyna egzekucję z konta bankowego dłużnika we Florencji. Cały proces - od złożenia formularza A do uzyskania wykonalnego nakazu - trwał nieco ponad trzy miesiące.

Koszty uzyskania europejskiego nakazu zapłaty zależą od kilku czynników i różnią się w zależności od państwa członkowskiego, w którym składany jest wniosek. Poniżej omówiamy poszczególne składniki kosztów.

Opłata sądowa

Wysokość opłaty sądowej zależy od państwa, w którym składasz wniosek (czyli najczęściej od państwa siedziby dłużnika). Każde państwo członkowskie UE stosuje własne stawki. Przykładowo:

• Niemcy – opłata sądowa jest uzależniona od wartości przedmiotu sporu i obliczana na podstawie tabeli (Gerichtskostengesetz). Dla roszczenia o wartości 10 000 euro w postępowaniu ENZ (stawka 0,5) wynosi ok. 142 euro (na podstawie tabeli opłat GKG obowiązującej od 1 czerwca 2025 r.).
• Francja – przed Tribunal judiciaire (sąd powszechny) postępowanie ENZ jest co do zasady bezpłatne. Jednak przed Tribunal de Commerce (sąd handlowy) pobierana jest opłata kancelaryjna (frais de greffe).
• Włochy – opłata (contributo unificato) zależy od wartości sporu i jest obniżona o połowę w postępowaniach nakazowych (art. 13 ust. 3 DPR 115/2002): do 1 100 EUR wynosi 21,50 EUR, od 1 100,01 do 5 200 EUR – 49 EUR, od 5 200,01 do 26 000 EUR – 118,50 EUR, a od 26 001 do 52 000 EUR – ok. 259 EUR. Do tego dochodzi zryczałtowana zaliczka 27 EUR (art. 30 DPR 115/2002).
• Polska (jeśli to polski sąd jest właściwy) – od nowelizacji z 21 sierpnia 2019 r. obowiązuje dwustopniowa struktura opłat (art. 13 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych): dla wartości przedmiotu sporu do 20 000 zł stosuje się opłaty stałe (od 30 zł do 1 000 zł, w zależności od progu), a powyżej 20 000 zł – opłata wynosi 5% WPS, nie więcej niż 100 000 zł (maksimum przywrócone do tej kwoty od 23 września 2025 r.).

Aktualne stawki opłat w poszczególnych krajach można sprawdzić na europejskim portalu e-Justice w sekcji „Opłaty sądowe – europejski nakaz zapłaty”.

Koszty tłumaczenia

Formularz A trzeba wypełnić w języku akceptowanym przez sąd właściwy. Jeśli nie władasz tym językiem, potrzebujesz pomocy tłumacza. Koszty tłumaczenia przysięgłego wahają się zwykle od 30 do 80 euro za stronę w Europie Zachodniej (Niemcy, Francja, Wielka Brytania). W Polsce i Europie Środkowo-Wschodniej stawki są znacznie niższe – urzędowa stawka tłumaczenia przysięgłego wynosi ok. 10 EUR za stronę, a stawki rynkowe to 10–35 EUR. Przy bardziej złożonych sprawach, w których konieczne jest tłumaczenie dodatkowych dokumentów (umowa, korespondencja), koszty mogą wzrosnąć do kilkuset euro.

Koszty prawnika (opcjonalne)

Rozporządzenie nie wymaga reprezentacji przez prawnika – możesz samodzielnie wypełnić i złożyć formularz A. Jednak przy wyższych kwotach lub bardziej złożonych stanach faktycznych warto rozważyć pomoc prawnika specjalizującego się w prawie europejskim. Koszt takiej usługi to typowo od 500 do 2 000 euro za poprowadzenie sprawy ENZ.

Koszty egzekucji

Po uzyskaniu wykonalnego nakazu konieczne jest jeszcze przeprowadzenie egzekucji w państwie dłużnika – a to wiąże się z kosztami określonymi przez prawo tego państwa. Opłaty komornicze, koszty lokalizacji majątku dłużnika, ewentualne opłaty za dostęp do rejestrów – wszystko to generuje dodatkowe wydatki, które trudno precyzyjnie oszacować z góry.

Porównanie kosztów: ENZ samodzielnie vs. z firmą windykacyjną

Europejski nakaz zapłaty może być opłacalny, gdy masz jedno roszczenie o znacznej wartości, dłużnik jest wiarygodny i nie spodziewasz się sprzeciwu. Ale gdy roszczeń jest więcej, dłużnik może być problematyczny lub po prostu nie masz czasu na samodzielną obsługę procedury sądowej – profesjonalna firma windykacyjna z międzynarodowym zasięgiem oferuje skuteczniejszą i bezpieczniejszą finansowo alternatywę.

Platforma Atradius Agora pozwala zlecić sprawę windykacyjną online, śledzić jej postęp w czasie rzeczywistym i komunikować się z zespołem prowadzącym Twoją sprawę – bez konieczności dzwonienia czy wysyłania e-maili. Dostępna 24/7, z pełną transparentnością na każdym etapie procesu, Agora eliminuje efekt „czarnej skrzynki” typowy dla tradycyjnej windykacji. Dodatkowo narzędzie Credit-IQ automatyzuje zarządzanie należnościami, integrując się z systemami ERP firmy. To rozwiązanie doceniane przez firmy, które cenią transparentność i kontrolę nad procesem odzyskiwania należności – w badaniach satysfakcji 77% klientów opisuje Atradius jako „profesjonalny”, a 64% jako „rzetelny”.

Nie chcesz tracić czasu na formularze ENZ? Zgłoś sprawę online przez Atradius Collections Agora – szybko, wygodnie i bez zobowiązań. Płacisz tylko za efekt. Zgłoś sprawę →

Nie chcesz samodzielnie wypełniać formularzy ENZ? Sprawdź windykację prawną Atradius Collections - z blisko 100-letnim doświadczeniem, obecnością w ponad 50 krajach i skutecznością na poziomie 79,3%. Firmy takie jak HP powierzają Atradius najtrudniejsze sprawy transgraniczne – te, z których rezygnują wewnętrzne działy i mniej doświadczone agencje. Jako część GCO (dawniej Grupo Catalana Occidente) zapewniamy stabilność finansową i zaufanie, które budujemy od 1925 roku. Windykacja prawna Atradius →

Europejski nakaz zapłaty to wartościowe narzędzie w arsenale każdej polskiej firmy prowadzącej handel zagraniczny w UE. Pozwala odzyskać bezsporne należności pieniężne bez konieczności prowadzenia pełnego postępowania sądowego za granicą, a po uprawomocnieniu jest bezpośrednio wykonalny we wszystkich państwach członkowskich (z wyjątkiem Danii).

Warto jednak pamiętać o ograniczeniach: ENZ działa tylko wobec dłużników w UE, wymaga bezsporności roszczenia i wiąże się z ryzykiem sprzeciwu dłużnika. W obliczu prognozowanego wzrostu niewypłacalności na świecie (+6% w 2025, +5% w 2026 – dane Atradius) profesjonalna windykacja międzynarodowa, prowadzona zgodnie z zasadą „locally based, globally orchestrated” przez lokalnych specjalistów, jest najskuteczniejszym rozwiązaniem – szczególnie dla firm, które nie chcą ryzykować czasu i pieniędzy na samodzielne procedury sądowe.

Porozmawiaj ze specjalistą od windykacji międzynarodowej. Atradius Collections działa w ponad 50 krajach i rocznie odzyskuje setki milionów euro należności. Zgłoś sprawę online przez platformę Agora lub skontaktuj się z nami bezpośrednio →