Achterstallige betalingen hebben een impact op uw bedrijf en uw klanten.
Ze leggen druk op uw cashflow en beïnvloeden de stabiliteit van uw onderneming. Hoe langer u wacht met incasseren, hoe moeilijker het wordt om betaling te verkrijgen.
Bekijk nu wat u zelf kunt doen om de cashflow van uw bedrijf te beschermen en betalingsachterstanden van uw klanten te voorkomen.
1. Zakelijk contract
Refereer in het contract duidelijk naar de Algemene Voorwaarden en laat het contract, voor het plaatsen van een order, door de klant ondertekenen.
2. Constante alertheid
Voer een kredietcontrole uit op potentiële klanten en houd voortdurend de vinger aan de pols voor signalen bij uw klanten, zoals te late betalingen.
3. Factureer bestellingen direct
Factureer correct en zo snel mogelijk. Zorg ervoor dat de uiterste betaaldatum duidelijk wordt aangegeven.
4. Opvolging
Afhankelijk van het openstaande bedrag, is het aan te raden om drie dagen na het versturen van uw factuur, contact op te nemen met uw klant om te bevestigen of ze uw factuur hebben ontvangen en of ze deze betaalbaar hebben gesteld.
5. Achterstallige factuur
We raden u aan om op de vervaldag telefonisch contact op te nemen met uw klant en te vragen wanneer de factuur wordt betaald is met de betaling. Wijs erop dat de betaling te laat is en dat dit eventueel kan resulteren in het berekenen van aanvullende rentekosten.
6. Leg telefoongesprekken vast
Maak aantekeningen van de telefoongesprekken met uw klanten en email deze aantekeningen, na elk gesprek, naar de klant.
7. ‘De betaling wordt overgemaakt’
Als uw klant aangeeft dat de betaling zal worden overgemaakt, dan kunt u gerust aan uw klant vragen om de betaling als een urgente betaling te verwerken.
8. ‘De betaling is overgemaakt’
Vraag om een betalingsbewijs, de datum van betaling, wie de betaling heeft goedgekeurd en naar welk bankrekeningnummer de betaling is geboekt. Mocht uw klant geen betaling hebben verricht, dan is het waarschijnlijk dat zij uw vragen niet kunnen beantwoorden.
9. Ga op bezoek bij uw klant
Als het bedrijf van uw klant in de buurt is, dan is het verstandig om de openstaande factuur face-to-face te bespreken.
10. Schrijf een brief
Stuur de klant een brief waarin u de aandacht vestigt op uw Algemene Voorwaarden. Daarnaast is het verstandig om een sommatie tot betaling toe te voegen als bijlage.
Wilt u gebruik maken van de incasso expertise van Atradius Collections? Vraag dan nu een gratis offerte aan en draag uw openstaande facturen over!
Neem contact op
Lees meer over onze service
