Créance client : définition, comptabilité et bonnes pratiques

Une créance client est une somme qu’une entreprise doit recevoir de l’un de ses clients après lui avoir livré un produit ou fourni un service avec un paiement différé. Elle représente donc un montant facturé, mais pas encore encaissé.

Une créance client n’est pas nécessairement un impayé. Elle le devient lorsque la date d’échéance est dépassée sans règlement.

Son suivi est essentiel : une accumulation de créances non encaissées augmente le besoin en fonds de roulement, fragilise la trésorerie et expose l’entreprise à un risque de perte.

Dans ce guide, découvrez comment identifier, comptabiliser et suivre les créances clients, mais aussi comment agir lorsqu’un paiement tarde.

Une créance client est le droit détenu par une entreprise, appelée le créancier, d’obtenir le paiement d’une somme due par un client, appelé le débiteur.

Elle apparaît généralement lorsqu’un produit ou un service est vendu avec un paiement différé. Entre l’émission de la facture et son règlement, le montant correspondant constitue une créance pour le fournisseur et une dette pour son client.

Exemple : une entreprise réalise une prestation d’un montant de 6 000 € TTC, payable à 30 jours. Dès l’émission de la facture, elle détient une créance de 6 000 € sur son client. Cette créance disparaît lorsque le paiement est encaissé.
 

Quelle différence entre une créance, une facture échue et un impayé ?
 

Les créances clients figurent à l’actif du bilan de l’entreprise, généralement dans l’actif circulant. Elles représentent en effet des sommes que l’entreprise doit normalement encaisser à court terme.
Elles ne doivent pas être confondues avec les immobilisations financières, qui correspondent à des actifs financiers détenus durablement, comme certains prêts, dépôts ou participations.

Une augmentation importante des créances clients peut signaler :

• une hausse de l’activité ;
• un allongement des délais de paiement ;
• une augmentation des retards ;
• une mauvaise organisation des relances ;
• une progression du risque d’impayé.

Leur montant doit donc être analysé conjointement avec le chiffre d’affaires, l’ancienneté des factures et les délais moyens de paiement.

Comment comptabiliser une créance client ?
Lorsqu’une facture est émise, son montant est enregistré dans le compte client jusqu’à son règlement. Les écritures suivantes sont données à titre d’illustration et doivent être adaptées à la situation de l’entreprise avec son expert-comptable.

Lors de l’émission de la facture
Pour une facture de 1 200 € TTC comprenant 1 000 € HT et 200 € de TVA :
•    débit du compte 411 « Clients » : 1 200 € ;
•    crédit du compte de produits concerné : 1 000 € ;
•    crédit du compte 44571 « TVA collectée » : 200 €.
Le compte client fait alors apparaître le montant que l’entreprise doit encaisser.

Lors de l’encaissement
Lorsque le client règle les 1 200 € :
•    débit du compte 512 « Banque » : 1 200 € ;
•    crédit du compte 411 « Clients » : 1 200 €.
La créance est alors soldée.

Lorsqu’une créance devient douteuse
Lorsqu’un risque sérieux de non-paiement apparaît, la créance peut être reclassée dans le compte 416 « Clients douteux ou litigieux ». Une dépréciation peut également être enregistrée pour tenir compte de la perte probable.
L’appréciation du risque doit reposer sur des éléments concrets, par exemple :

- des relances restées sans réponse ;

- des promesses de paiement non respectées ;

- une contestation persistante ;

- des informations financières préoccupantes ;

- l’ouverture d’une procédure collective.

Le montant de la dépréciation et son traitement fiscal doivent être validés avec un professionnel de la comptabilité.

Lorsqu’une créance devient irrécouvrable
Une créance ne doit pas être considérée comme irrécouvrable simplement parce qu’elle est ancienne ou difficile à récupérer. L’entreprise doit disposer d’éléments permettant de justifier le caractère définitif de la perte.
Son passage en perte ainsi que l’éventuelle récupération de la TVA obéissent à des conditions comptables et fiscales précises. Ces opérations doivent être documentées et validées par l’expert-comptable de l’entreprise.
Cette formulation est plus prudente que la version actuelle et évite de donner une instruction comptable trop générale.

Une même créance peut changer de situation au fil du temps. Elle peut être non échue lors de l’émission de la facture, devenir exigible à l’échéance, puis douteuse ou litigieuse si le paiement n’intervient pas.

Créance certaine
Une créance est dite certaine lorsque son existence peut être démontrée. Elle doit notamment correspondre à une vente, une livraison ou une prestation réellement effectuée.
Des documents tels qu’un contrat, un devis signé, un bon de commande, un bon de livraison ou une preuve de réalisation de la prestation permettent d’établir son existence.

Créance liquide
Une créance est liquide lorsque son montant est déterminé ou peut être déterminé précisément. La facture doit notamment permettre d’identifier le montant principal, la TVA et, le cas échéant, les intérêts ou pénalités applicables.

Créance exigible
Une créance devient exigible lorsque son échéance est atteinte et que le créancier peut en demander le paiement. Avant d’engager une action de recouvrement, il convient de vérifier que les conditions contractuelles ont été respectées et qu’aucun événement ne reporte l’exigibilité.

Créance douteuse
Une créance devient douteuse lorsqu’un événement fait apparaître un risque de non-recouvrement total ou partiel.
Une créance douteuse n’est pas nécessairement perdue. Une action rapide, adaptée au profil du débiteur et suffisamment documentée peut encore permettre d’obtenir son paiement.

Créance litigieuse
Une créance est litigieuse lorsque le client conteste son existence, son montant ou les conditions d’exécution du contrat.
Avant d’intensifier le recouvrement, l’entreprise doit identifier la cause de la contestation et réunir les documents utiles : contrat, commande, facture, preuve de livraison, échanges avec le client et conditions générales de vente.

Créance irrécouvrable
Une créance est considérée comme irrécouvrable lorsque les démarches entreprises ne permettent plus raisonnablement d’en obtenir le paiement et que la perte peut être justifiée.
L’insolvabilité du débiteur, la clôture d’une procédure collective pour insuffisance d’actif ou l’échec documenté des démarches de recouvrement peuvent notamment contribuer à établir cette situation. Une validation comptable et juridique reste recommandée.
 

Une vente génère du chiffre d’affaires dès sa comptabilisation, mais elle ne produit de trésorerie que lorsque le paiement est encaissé. Une entreprise peut donc afficher une activité en croissance tout en rencontrant des difficultés de trésorerie si ses créances clients augmentent trop rapidement.

Des délais de paiement trop longs peuvent notamment :

• augmenter le besoin en fonds de roulement ;
• limiter les liquidités disponibles ;
• obliger l’entreprise à recourir à un financement court terme ;
• réduire sa capacité à investir ;
• mobiliser les équipes sur des tâches de relance ;
• accroître le risque de perte en cas de défaillance d’un client.

La gestion des créances clients ne constitue donc pas seulement une tâche comptable. Elle contribue directement à la protection du cash, à la maîtrise des risques et au financement de la croissance.

Le suivi ne doit pas se limiter au montant total des factures en attente. L’entreprise doit également analyser leur ancienneté, leur échéance, le profil des clients et la probabilité de paiement.

La balance âgée
La balance âgée classe les créances selon leur ancienneté. Elle permet de distinguer :
•    les factures qui ne sont pas encore arrivées à échéance ;
•    les retards inférieurs à 30 jours ;
•    les retards compris entre 30 et 60 jours ;
•    les retards compris entre 60 et 90 jours ;
•    les retards supérieurs à 90 jours.
Cette répartition aide à identifier les dossiers qui nécessitent une intervention prioritaire. Elle peut également être segmentée par client, montant, pays, secteur d’activité ou responsable commercial.

L’encours client
L’encours client correspond au total des sommes qui restent à encaisser auprès des clients à un moment donné. Il comprend généralement les factures échues et non échues.
Son évolution doit être comparée à celle du chiffre d’affaires. Une augmentation de l’encours peut être normale si l’activité progresse, mais elle peut aussi révéler un allongement des délais de paiement.

Le montant des factures échues
Le montant échu correspond aux factures dont la date limite de paiement est dépassée. Il constitue l’un des indicateurs les plus directement exploitables pour organiser les relances.
Il est utile de suivre :
•    le montant total échu ;
•    sa proportion dans l’encours client ;
•    son évolution mensuelle ;
•    le nombre de clients concernés ;
•    la part des créances échues depuis plus de 30, 60 ou 90 jours.

Le DSO ou délai moyen de paiement
Le DSO, pour Days Sales Outstanding, estime le nombre moyen de jours nécessaires pour encaisser les factures clients. Plus il augmente, plus la trésorerie reste immobilisée longtemps.
Une formule couramment utilisée est :
DSO = (encours moyen des créances clients ÷ chiffre d’affaires de la période) × nombre de jours de la période
Les données utilisées doivent être cohérentes : si l’encours est calculé TTC, le chiffre d’affaires retenu doit également être TTC.
Exemple
Une entreprise présente un encours moyen de créances clients de 250 000 € et un chiffre d’affaires annuel TTC de 2 500 000 € :
DSO = (250 000 ÷ 2 500 000) × 365 = 36,5 jours
Elle met donc en moyenne environ 37 jours à encaisser ses ventes.
Le DSO doit être suivi dans le temps et comparé aux conditions de paiement accordées. Une moyenne de 37 jours peut être satisfaisante si les factures sont payables à 45 jours, mais préoccupante si elles le sont à 15 jours.

Les autres KPI utiles
 

La réduction des retards commence avant même l’échéance. Elle repose sur la qualité des informations clients, la clarté des documents contractuels, la rapidité de facturation et la régularité du suivi.

Vérifier les informations avant d’accorder un délai de paiement
Avant d’accepter un paiement différé, l’entreprise peut vérifier :
•    l’identité juridique du client ;
•    ses coordonnées de facturation ;
•    la personne chargée de valider les factures ;
•    les conditions et le circuit de paiement ;
•    les informations disponibles sur sa solvabilité ;
•    l’existence d’éventuels retards antérieurs.
Les conditions de paiement peuvent ensuite être adaptées au niveau de risque, au montant de la commande et à l’historique de la relation commerciale.

Sécuriser les documents
Les conditions de vente, le devis, le bon de commande et la facture doivent être cohérents. Ils doivent notamment permettre d’identifier clairement :
•    le produit ou la prestation fournie ;
•    le montant à payer ;
•    la date d’échéance ;
•    les modalités de règlement ;
•    les pénalités éventuellement applicables ;
•    les coordonnées utiles en cas de question.
Les preuves de livraison ou d’exécution doivent être conservées. Elles seront essentielles si le client conteste ultérieurement la facture.

Facturer rapidement et sans erreur
Une facture tardive, incomplète ou envoyée au mauvais interlocuteur retarde mécaniquement le paiement. Il est donc préférable de facturer dès que la livraison ou la prestation le permet, puis de contrôler la bonne réception du document.

Relancer avant et après l’échéance
Un rappel envoyé quelques jours avant l’échéance permet de détecter une facture manquante, une erreur administrative ou un blocage dans le processus de validation.
Après l’échéance, les relances doivent devenir progressivement plus fermes, tout en restant adaptées à la relation commerciale et à la situation du client.
 

Lorsque les relances sont gérées manuellement dans plusieurs fichiers ou boîtes mails, les risques d’oubli et d’incohérence augmentent. L’automatisation permet de centraliser les informations et de déclencher les actions selon l’échéance, le niveau de retard ou le profil du client.

Une solution de gestion des relances peut notamment aider à :
•    visualiser les factures échues et à venir ;
•    programmer des rappels avant et après échéance ;
•    personnaliser les scénarios selon les clients ;
•    utiliser plusieurs langues pour les clients internationaux ;
•    centraliser l’historique des actions ;
•    suivre l’évolution des encaissements ;
•    identifier les dossiers qui nécessitent une intervention humaine.

Credit-IQ, logiciel développé par Atradius Collections, est une solution de relance clients destinée notamment aux TPE et PME. Elle aide à structurer et automatiser les relances tout en conservant la maîtrise des messages envoyés.

Une relance ne doit pas se prolonger indéfiniment. Plus une créance vieillit, plus sa récupération peut devenir difficile. L’entreprise doit donc définir des critères précis pour décider quand un dossier sort du processus de relance habituel.

Les signaux qui doivent déclencher une intervention. Il peut être pertinent de renforcer les actions lorsque :
•    le client ne répond plus ;
•    plusieurs promesses de paiement n’ont pas été respectées ;
•    le retard continue de s’allonger ;
•    le client demande régulièrement de nouveaux délais ;
•    la facture est contestée sans justification précise ;
•    plusieurs factures sont désormais impayées ;
•    des signes de difficultés financières apparaissent ;
•    le dossier concerne un client établi à l’étranger ;
•    la créance approche d’un délai juridique important.

Première étape : la relance amiable
La relance amiable cherche à obtenir le paiement sans engager immédiatement une procédure judiciaire. Elle peut combiner :
•    emails ;
•    appels téléphoniques ;
•    courriers ;
•    négociation d’un échéancier ;
•    mise en demeure lorsque la situation l’exige.
L’objectif est de comprendre la raison du retard, obtenir un engagement vérifiable et préserver autant que possible la relation commerciale.

Deuxième étape : confier la créance à un spécialiste
Lorsqu’un dossier reste bloqué, une société de recouvrement peut intervenir pour le compte du créancier. Elle analyse les pièces disponibles, contacte le débiteur et recherche une solution de paiement adaptée à la situation.
Atradius Collections intervient exclusivement sur les créances commerciales B2B, en France comme à l’international. L’approche amiable est privilégiée ; une action judiciaire peut ensuite être étudiée lorsque la situation le justifie.

Troisième étape : étudier une procédure judiciaire
Si le recouvrement amiable échoue, différentes procédures peuvent être envisagées selon le montant, les documents disponibles, l’existence d’une contestation, la solvabilité du débiteur et son pays d’établissement.
La décision doit tenir compte :
•    des chances de récupération ;
•    des coûts prévisibles ;
•    de la durée de la procédure ;
•    de la capacité du débiteur à payer ;
•    de l’impact commercial du dossier.
L’objectif ne consiste pas seulement à obtenir une décision favorable, mais à récupérer effectivement les sommes dues.

Une PME constate que ses factures échues augmentent, mais ses relances sont effectuées de manière irrégulière par différents collaborateurs.

Elle met en place la démarche suivante :
1.    extraction de la balance âgée chaque semaine ;
2.    vérification des factures et des éventuels litiges ;
3.    segmentation des créances selon leur montant et leur ancienneté ;
4.    rappels automatiques pour les retards courants ;
5.    appels personnalisés pour les clients stratégiques ;
6.    suivi écrit de chaque promesse de paiement ;
7.    transfert au recouvrement des dossiers restant sans solution ;
8.    suivi mensuel du DSO, de l’échu et des promesses respectées.

Cette organisation permet de traiter rapidement les retards simples et de concentrer le temps des équipes sur les dossiers présentant le plus fort enjeu financier ou commercial.