Przedstawiamy najważniejsze zabezpieczenia, które warto wdrożyć, aby minimalizować ryzyko związane z nieuczciwymi kontrahentami, oraz skuteczne kroki w procesie odzyskiwania należności.
Ochrona przed nieuczciwymi kontrahentami oraz skuteczne odzyskiwanie wierzytelności są kluczowymi elementami dla każdej firmy, zwłaszcza małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP). W tym artykule przedstawimy najważniejsze zabezpieczenia, które warto wdrożyć, aby minimalizować ryzyko związanego z nieuczciwymi kontrahentami, oraz skuteczne kroki w procesie odzyskiwania należności.
Zabezpieczenia przed nieuczciwymi kontrahentami:
1. Sprawdzenie wiarygodności kontrahenta: Przed podjęciem współpracy z nowym kontrahentem zaleca się dokładne sprawdzenie jego wiarygodności. Warto skorzystać z informacji dostępnych w rejestrach gospodarczych (w tym Krajowy Rejestr Zadłużonych), sprawdzić historię płatności lub korzystać z usług agencji informacyjnych, które dostarczają danych na temat uczciwości i stabilności finansowej firm – raporty dostarcza między innymi spółka ProKolekt z grupy Atradius. Istotne jest również zweryfikowanie swojego przyszłego klienta na tzw. białej liście podatników VAT, prowadzonej przez szefa KAS. Znajdziesz tam np. numery firmowych rachunków bankowych swoich kontrahentów.*
2. Podpisanie umowy: Niezależnie od wielkości transakcji, zawsze warto podpisywać pisemną umowę z kontrahentem, w której określa się wszystkie warunki współpracy, terminy płatności oraz konsekwencje w przypadku opóźnień lub braku płatności.
3. Weryfikacja dokumentów i danych: Przed wykonaniem płatności lub dostarczeniem towarów czy usług, warto zweryfikować podane dane, np. adresy, numery telefonów czy adresy e-mail. Może to pomóc w uniknięciu oszustw i zapewnieniu, że transakcja odbywa się z rzeczywistym kontrahentem.
4. Monitorowanie płatności: Regularnie monitoruj płatności od kontrahentów, aby natychmiast wykryć jakiekolwiek opóźnienia lub nieprawidłowości. Wczesne wykrycie problemów pozwala na szybsze podjęcie działań w celu odzyskania należności.
5. Utrzymywanie dobrych relacji: Dbaj o dobre relacje z kontrahentami. Otwarta komunikacja i współpraca mogą pomóc w rozwiązywaniu ewentualnych problemów z płatnościami, zanim eskalują się do poważniejszych sporów.
6. Ubezpieczenie należności: Zabezpiecz śwoją firmę przed ryzykiem niewypłacalności klientów. Polisa umożliwia utrzymanie stabilności finansowej i asekurację, która pozytywnie wpływa na planowanie i nowe ścieżki rozwoju przedsiębiorstwa. Możesz ubezpieczyć swoje należności w Atradiusie.
*Czasy, w których żyjemy, zmieniły się. Koniecznym elementem weryfikacji kontrahentów jest monitorowanie list sankcyjnych. Pamiętaj, że decyzje o nałożonych sankcjach dotykają osoby i firmy z całego świata, w tym również z Polski i lista cały czas rośnie. Informacje o podmiotach objętych sankcjami znajdziesz m. innymi na stronie MSWiA (https://www.gov.pl/web/mswia/lista-osob-i-podmiotow-objetych-sankcjami).
Proces odzyskiwania należności:
1. Przypomnienia o płatnościach: W przypadku opóźnień w płatnościach, warto wysłać upomnienia lub przypomnienia o zaległych płatnościach. Upewnij się, że przypomnienia są skonstruowane w profesjonalny i uprzejmy sposób.
2. Telefoniczne rozmowy: W razie braku odpowiedzi na przypomnienia pisemne, skontaktuj się telefonicznie z kontrahentem. Czasami szybki telefon może wyjaśnić sytuację i przyspieszyć płatność.
3. Dział windykacji: Jeśli płatności nadal nie są regulowane, warto skorzystać z usług specjalistycznego działu windykacji lub agencji windykacyjnej. Taki dział może działać bardziej stanowczo i podejmować środki prawne w celu odzyskania wierzytelności.
4. Współpraca z profesjonalistami: W przypadku długoterminowych i złożonych problemów z płatnościami, warto skonsultować się z prawnikiem lub ekspertem ds. windykacji, którzy mogą doradzić w kwestiach prawnych i podjąć bardziej zaawansowane kroki w odzyskiwaniu należności.
5. Wzajemna kontrola płatności: Zachęcaj do wzajemnej kontroli płatności w przypadku długoterminowych współprac. Wielokrotne opóźnienia mogą wskazywać na problemy finansowe u kontrahenta i być sygnałem ostrzegawczym.
Skuteczne odzyskiwanie należności oraz odpowiednie zabezpieczenia przed nieuczciwymi kontrahentami stanowią klucz do utrzymania stabilności finansowej i wzrostu firmy. Odpowiedzialne zarządzanie należnościami oraz świadomość ryzyka pozwolą uniknąć potencjalnych problemów i zagwarantować sukces biznesowy.
Artur Skalski,
Channel & Key Account Manager